Organizacja konferencji, spotkania roboczego czy szkolenia poza siedzibą firmy to dobry pomysł, dlatego to rozwiązanie jest dziś często wybierane przez przedsiębiorstwa. Nie każde jednak miejsce oferujące wynajem sal konferencyjnych na potrzeby firm świadczy wystarczająco dobre usługi. Nie rozumiejąc potrzeb klientów, nie zapewniają odpowiednich warunków do pracy. Jakie to warunki? Czym charakteryzuje się dobra sala konferencyjna? Przeczytajcie artykuł.
Lokalizacja sali to dobry start
Uczestnicy konferencji powinni mieć do placówki łatwy dojazd, tak samochodem, jak i przy pomocy innych środków komunikacyjnych. Dlatego, jeśli chcemy organizować konferencję czy szkolenie poza firmą, warto jest więc wybrać salę blisko centrum miasta. Budynek, w którym się znajduje powinien być dobrze skomunikowany z węzłami transportowymi, powinien mieć również strzeżony parking dla pojazdów gości tak, by dotarcie do niego nie było dla uczestników wyzwaniem. Jeżeli do tego dane wydarzenie przewidziane jest na kilka dni pracy, warto również wybrać placówkę dysponującą własnymi miejscami noclegowymi. W takim przypadku oczywistym i jednocześnie najlepszym wyborem staje się sala konferencyjna w hotelu. Dzięki takiemu rozwiązaniu zapewnimy uczestnikom konferencji dogodny dojazd do budynku, przestrzeń niezbędną do pracy i relaksu po pracy, nocleg oraz catering czy wyżywienie. A wszystko w jednym miejscu i pod jednym dachem, co jest dla organizatora i uczestników ogromnym udogodnieniem.
Wyposażenie sali – podstawą sukcesu!
Dobra sala konferencyjna to sala wszechstronnie przygotowana do pełnienia swoich zadań. Można w niej organizować konferencje firmowe i naukowe, debaty, spotkania służbowe, można organizować szkolenia pracownicze i kadry managerskiej, ponadto bankiety i spotkania zawodowe innego typu. Powinna być tak wyposażona, by móc być szybko i sprawnie dostosowana przez jej obsługę do pełnienia danej roli oraz do liczby uczestników wydarzenia. Jakie wyposażenie sali ułatwia w niej organizację konferencji?
Dobra sala zagwarantuje uczestnikom wydarzenia dostęp do bezprzewodowego internetu, zaoferuje wygodną do pracy przestrzeń (biurka lub stoliki, wygodne krzesła, klimatyzacja, dostateczna ilość naturalnego światła), prowadzącemu zaś umożliwi korzystanie z niezbędnego wyposażenia: placówka powinna zapewnić m.in. dobrej jakości nagłośnienie, ekran i rzutnik multimedialny, tablice do rysowania i robienia notatek i in. Ważny jest wystrój – stonowany, nienarzucający się i ułatwiający pracę. Sala powinna mieć również wydzieloną przestrzeń do relaksu podczas przerw w pracy (na przykład przy pomocy mobilnych ścianek działowych) oraz być tak usytuowana, by trwające wokół niej aktywności nie krzyżowały planów uczestników konferencji. Jeśli obiekt, w którym sala się znajduje świadczy usługi biznesowe, na przykład znajduje się w nim więcej niż jedna sala konferencyjna, to ich wzajemne usytuowanie nie powinno przeszkadzać uczestnikom żadnej z konferencji.
Dodatkowe usługi
Na zmęczonych całodziennym obradowaniem uczestników konferencji powinny czekać dodatkowe usługi, które pozwolą im przywrócić siły witalne przed następnym trudnym dniem. Dlatego placówki świadczące usługi biznesowe dbają również o to, by dla uczestników konferencji dostępne było zaplecze wypoczynkowo-relaksacyjne. Tu wachlarz dodatkowych usług jest wyjątkowo szeroki. Poza oczywistymi, jak wstęp do hotelowego klubu czy restauracji w ofertach znajdziemy często wstęp na basen, do strefy SPA, sauny, poza tym możliwość skorzystania z zabiegów pielęgnacyjnych (często w promocyjnej cenie) i wypożyczenia sprzętu sportowo-rekreacyjnego. Praktykowane jest również organizowanie imprez integracyjnych, jak wspólne ogniska i biesiady, gry zespołowe, zawody, wycieczki itp.
